Kanalen en levenscyclus in Teams
Een kanaal is een onderwerp binnen een samenwerking. Maak er een wanneer het onderwerp een eigen plek verdient voor gesprekken, gedeelde inhoud en apps. Houd een eenmalige vraag of kleine activiteit in een bestaand kanaal.
Werk binnen een kanaal
Een kanaal brengt gesprekken en de hulpmiddelen voor het onderwerp samen. In de berichtindeling Posts beginnen mensen een bericht en reageren ze erop. De indeling Threads ondersteunt snellere uitwisseling met zijgesprekken. Welke indeling beschikbaar is, kan afhangen van de Teams-omgeving; volgens Microsoft gebruiken kanalen in Teams for Education de berichtindeling. Bekijk de kanaalindelingen.
Voor regelmatige vergaderingen over het onderwerp kunnen leden in een standaardkanaal de vergadering vinden en eraan deelnemen zonder voor elke bijeenkomst een afzonderlijke uitnodiging. Het gesprek blijft in het kanaal. Verstuur persoonlijke uitnodigingen wanneer leden de vergadering in hun agenda nodig hebben.
Het tabblad Gedeeld brengt bestanden en links uit kanaalberichten samen. In de weergave In bericht kun je recente items, bestanden of links zien; In bibliotheek opent de SharePoint-documentbibliotheek van het kanaal. Een link in Gedeeld verwijst nog steeds naar de bron en volgt de toegangsregels van die bron. Bekijk bestanden vinden in kanalen en chats.
Bepaal wie aan het onderwerp deelneemt
Het kanaaltype bepaalt wie kan deelnemen. Kies het op basis van de doelgroep en houd daarna rekening met de bijbehorende SharePoint-site.
| Type | Deelname | Relatie met SharePoint |
|---|---|---|
| Standaard | Alle leden van het Team kunnen het kanaal gebruiken. | Standaardkanalen gebruiken de SharePoint-site van het Team; ieder kanaal heeft een eigen locatie in de documentbibliotheek van die site. |
| Privé | Alleen geselecteerde Teamleden en toegestane gasten die ook lid zijn van het Team kunnen deelnemen. | Ieder privékanaal heeft een afzonderlijke kanaalsite, met lidmaatschap dat via Teams wordt beheerd. |
| Gedeeld | Geselecteerde mensen kunnen deelnemen zonder lid te worden van het bovenliggende Team; externe deelname vereist de passende instellingen tussen organisaties. | Ieder gedeeld kanaal heeft een afzonderlijke kanaalsite, met lidmaatschap dat via Teams wordt beheerd. |
Gebruik standaardkanalen voor onderwerpen die het hele Team mag zien. Gebruik een privékanaal wanneer afgeschermd werk toch bij het Team hoort. Gebruik een gedeeld kanaal wanneer een onderwerp deelnemers buiten het bovenliggende Team nodig heeft. De afzonderlijke sites en het lidmaatschap van privé- en gedeelde kanalen vragen om controle door eigenaren. Bekijk privékanalen en gedeelde kanalen.
Deel een onderwerp met het Team van een andere organisatie
Een gedeeld kanaal past wanneer één organisatie eigenaar is van een afgebakend onderwerp en een andere organisatie wil deelnemen via een bestaand Team. Nadat beide IT-afdelingen Microsoft Entra B2B direct connect en het vereiste Teams-beleid hebben ingesteld, kan de kanaaleigenaar een externe Team-eigenaar uitnodigen. Die kiest een bestaand Team, waarna de kanaaleigenaar de keuze goedkeurt. Het kanaal verschijnt voor de daarvoor in aanmerking komende leden van dat Team, zonder dat het naar de ontvangende organisatie verhuist. Bekijk een kanaal met een Team delen.
De ontvangende organisatie beheert indirecte toegang via het lidmaatschap van haar Team. De daarvoor in aanmerking komende leden van het gekozen Team krijgen toegang. Gebruik dus een afzonderlijk Team of individuele uitnodigingen wanneer slechts een deel moet deelnemen. Wijzigingen in het Teamlidmaatschap werken door in de kanaaltoegang, terwijl rechtstreeks uitgenodigde personen afzonderlijke toegang kunnen behouden. Gasten in het ontvangende Team krijgen geen toegang tot het gedeelde kanaal. De bronorganisatie houdt het kanaal, de SharePoint-site en de levenscyclus in beheer. Bekijk hoe kanaallidmaatschap werkt en gasten in gedeelde kanalen.
Beoordeel de levenscyclus van een kanaal
Onderwerpen ontstaan, worden actief, veranderen en eindigen terwijl een Team doorgaat. Team- en kanaaleigenaren beoordelen het doel, de deelnemers, de inhoud en de apps van het kanaal. Wijzig de naam of inrichting wanneer het onderwerp verandert. Als het eindigt, kunnen zij het kanaal archiveren. Gesprekken en bestanden worden dan alleen-lezen, maar blijven doorzoekbaar en het kanaal kan worden hersteld. Mensen kunnen een niet-relevant kanaal verbergen in hun eigen weergave. Verwijder een kanaal pas nadat de eigenaren hebben gecontroleerd welke informatie en afhankelijkheden moeten blijven bestaan; verwijderde kanalen zijn gedurende een beperkte tijd te herstellen.
Archiveren en verwijderen veranderen wat mensen in Teams kunnen doen. Geen van beide vervangt een besluit over het bewaren van informatie. Controleer het geldende beleid en de gekoppelde inhoud vóór verwijdering.
Beoordeel de levenscyclus van het Team afzonderlijk
Een Team kan een afdeling jarenlang ondersteunen of een project tot aan de oplevering. Eigenaren beoordelen het doel, de leden, kanalen en het gekoppelde werk. Een Team archiveren stopt de actieve samenwerking; verwijderen verwijdert het Team en de gekoppelde bronnen, met inachtneming van herstel- en bewaarregels. Vervalbeleid voor Microsoft 365-groepen geldt voor de groep van het Team, niet afzonderlijk voor elk kanaal. Bewaarinstellingen voor Teams-berichten en bestanden staan los van de keuze om een werkruimte te archiveren of verwijderen.
Een kanaal kan worden gearchiveerd of verwijderd terwijl het Team actief blijft. Een gedeeld kanaal blijft afhankelijk van het bovenliggende Team en heeft geen eigen vervalbeleid voor Microsoft 365-groepen. Kies bij een samenwerking met een eigen doel, eigenaren en levenscyclus liever een nieuw Team. Gebruik een gedeeld kanaal wanneer het bovenliggende Team eigenaar van het onderwerp moet blijven, ook in het bovenstaande patroon tussen organisaties. Bekijk Microsoft Teams-governance en de levenscyclus van gedeelde kanalen.