Lists
Gebruik Microsoft Lists wanneer een team gestructureerde registraties, of records, langere tijd moet beheren. Geef elk record de velden die het team nodig heeft om het terug te vinden, de status te volgen en te bepalen wanneer controle nodig is.
Het beste voor
Gebruik Lists voor aanvraagoverzichten, bedrijfsmiddelenregisters, probleemoverzichten en inhoudsinventarissen. Kies het wanneer mensen dezelfde verzameling records na de eerste invoer moeten terugvinden, filteren en bijwerken.
Kies een plek voor de records
Plaats een teamlijst op de SharePoint-site voor dat proces, of maak de lijst in het relevante Teams-kanaal. Lijsten die in Teams zijn gemaakt, worden opgeslagen in SharePoint. Wijs een proceseigenaar aan voor de records, gebruik het toegangsmodel van de site en spreek af wie verouderde items controleert en de lijst afsluit wanneer het proces eindigt.
Wanneer een ander hulpmiddel beter past
- Gebruik Forms wanneer mensen alleen antwoorden hoeven in te dienen. Bepaal apart of een antwoord een lijstitem moet worden.
- Gebruik Planner wanneer je vooral werk met een toegewezen persoon, einddatum en voortgang volgt. Een record kan een taak opleveren zonder zelf die taak te worden.
- Gebruik Excel voor berekeningen, modellen of eenmalige analyses. Beheer een gedeeld operationeel register in Lists wanneer mensen de records langere tijd moeten onderhouden.
- Gebruik een SharePoint-documentbibliotheek wanneer elk item vooral een bestand is in plaats van een record.
Als een formulier een proces start, spreek dan af wie het antwoord naar de lijst overzet of verantwoordelijk is voor de automatisering daarvan. Laat iemand controleren dat geen aanvraag verloren gaat tussen indiening en opvolging.