Maak kennis met SharePoint Knowledge Base: verbonden kennis voor mensen en agents
Onlangs schreef ik over een SharePoint-resourcecenter met dynamisch filteren. Ik vind die opzet handig. Collega's kunnen documenten en links vinden, ook als ze de juiste zoekterm niet kennen.
Op 14 oktober 2026 kondigde Microsoft SharePoint Knowledge Base in Frontier Preview aan. De pagina's gebruiken Markdown. Die keuze spreekt mij aan, want ook M365Wizard gebruikt Markdown-bestanden. In SharePoint kun je een visuele editor gebruiken, of de Markdown bewerken.
Een resourcecenter verwijst lezers naar bronnen. In een kennisbank schrijf je de uitleg op de pagina zelf. Je kunt pagina's over verwante onderwerpen aan elkaar linken. Collega's, Copilot en agents kunnen dan dezelfde uitleg gebruiken. Zo werkt SharePoint als gedeeld kennisplatform.
Verbonden pagina's, met Markdown als basis
Kies op een SharePoint-site + Nieuw → Knowledge base om een kennisbank te maken. Microsoft legt de stappen en het bewerken van pagina's uit in de handleiding voor handmatig maken en bewerken.
Bron afbeelding: Microsoft Support: een Knowledge Base handmatig maken en bewerken.
Daniel Anderson laat zien hoe het werkt in zijn eerste video over de functie. Hij maakt een HR-kennisbank en voegt subpagina's toe. Ook importeert hij Markdown-mappen en voegt hij pagina-eigenschappen toe. De video is van hem. Ik geef hier mijn eigen uitleg en advies.
Deze video wordt aangeboden door YouTube.
Je kunt de video hier laden of rechtstreeks op YouTube openen. In beide gevallen maakt je browser verbinding met YouTube en kan YouTube gegevens verwerken, zoals je IP-adres en informatie over je apparaat en browser.
In het menu staan pagina's en subpagina's. Via links gaan lezers naar verwante onderwerpen. Je kunt ook eigenschappen aan een pagina toevoegen. Die staan in een blok bovenaan het Markdown-bestand. Dat blok heet YAML-frontmatter.
Je kunt Markdown-bestanden, inhoud uit Confluence of een klassieke SharePoint-wiki importeren. Een import maakt een eenmalige kopie. Latere wijzigingen in de oude bron komen niet vanzelf mee. Spreek af waar je de inhoud voortaan bijhoudt.
SharePoint als kennisplatform
Microsoft beschrijft de Knowledge Base als een bibliotheek met gekoppelde Markdown-bestanden. In de aankondiging legt Microsoft uit hoe Copilot met Work IQ informatie uit bronnen samenbrengt. Mensen en agents kunnen de kennis die daaruit ontstaat gebruiken.
Een team kan op die pagina's uitleggen hoe een proces werkt. Het kan besluiten vastleggen en naar de bronnen linken. Collega's kunnen die uitleg lezen. Een agent kan die uitleg ook gebruiken.
Voor mij zit de waarde in de uitleg. Een uitzondering op een regel moet duidelijk zijn voor een nieuwe collega. Een agent moet ook weten wanneer die uitzondering geldt. Iemand moet controleren of de tekst klopt en nog actueel is.
Het verschil met een resourcecenter
Mijn eerdere blog over een informatie- en kenniscentrum met dynamisch filteren laat zien hoe onderwerpen en labels helpen om bestanden en links te vinden. In een Knowledge Base leest de bezoeker de uitleg op de pagina zelf.
Een HR-resourcecenter kan een medewerker helpen het goedgekeurde verlofbeleid en het aanvraagformulier te vinden. Een kennispagina kan uitleggen hoe je verlof aanvraagt en wie het goedkeurt. Ook kan de pagina uitzonderingen uitleggen, met links naar de officiële bronnen.
Ik zou brondocumenten en werkbestanden in een documentbibliotheek houden. Gebruik voor nieuws of een startpagina van het intranet moderne SharePoint-pagina's en webparts. Kies wat de lezer helpt bij het werk. Deze vormen kunnen naast elkaar bestaan, elk met een eigen taak.
| Vorm | Gebruik voor | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Resourcecenter | Documenten en links vinden | Verlofbeleid en formulieren |
| Knowledge Base | Uitleg over wat je moet doen | Hoe je verlof aanvraagt |
| Documentbibliotheek | Bestanden opslaan en samen bewerken | Het officiële beleidsdocument |
| SharePoint-pagina | Nieuws en informatie tonen | De HR-startpagina |
Begin met één onderwerp en een eigenaar
Bekijk samen met je beheerder de actuele toegangs- en licentievoorwaarden. De Frontier Preview is mogelijk nog niet voor jou beschikbaar. Volgens de aankondiging moet je beheerder facturering op basis van gebruik voor je hebben aangezet. Daarbij hangt de rekening af van het gebruik.
Om zelf pagina's te maken en te bewerken, heb je rechten in SharePoint nodig. Je hebt hiervoor geen Copilot-licentie of credits nodig.
Als Copilot de kennisbank maakt, bijwerkt of controleert, gebruik je Copilot Credits. Voor vragen aan Copilot over de pagina's heb je een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig.
De rechten van een bron gaan niet mee naar de kennispagina. Je kunt kennispagina's geen vertrouwelijkheidslabel op bestandsniveau geven. Labels van bronbestanden gaan ook niet mee. Mensen die de bron niet mogen openen, kunnen de inhoud dus wel op de kennispagina lezen. Controleer vooraf wie de inhoud mag lezen en welke bescherming nodig is. Zie Microsofts previewbeperkingen.
In deze preview veranderen pagina's niet vanzelf mee als een bron wijzigt. Kies een eigenaar die die wijzigingen volgt en de uitleg controleert. Die persoon moet ook oude pagina's uit gebruik nemen.
Begin met één procedure waarbij collega's vaak hulp nodig hebben. Controleer of zij de uitleg kunnen volgen en de goedgekeurde bron kunnen vinden. Breid uit als dat goed gaat.