Microsoft 365 onder de knie: tips en trucs voor Copilot
Microsoft 365 Copilot wordt pas echt interessant wanneer het niet alleen suggesties geeft, maar samenhangende wijzigingen uitvoert in de apps waarin het werk al staat. Dat viel mij het meest op in dit webinar: werk het plan bij in Word, voer de wijzigingen door in Excel en PowerPoint en communiceer ze daarna via Outlook. Ik heb vier kortere demo's geselecteerd, zodat je direct naar de app kunt gaan die je gebruikt in plaats van het hele webinar te bekijken.
De precieze Copilot-ervaring kan verschillen per abonnement, account, app, platform, regio, instellingen van de organisatie en fase van de uitrol. Bekijk Microsofts actuele informatie over Copilot in Microsoft 365-abonnementen en zie deze demo's als voorbeelden, niet als garantie dat elke optie al in jouw account beschikbaar is.
Word: werk een document bij zonder opnieuw te beginnen
Wat mij in Word vooral enthousiast maakt, is dat je Copilot een betrouwbaar referentiebestand kunt geven en om een resultaat kunt vragen, niet alleen om een herschreven alinea. Microsoft beschrijft bewerken met Copilot in Word als een manier om inhoud rechtstreeks in het document te maken, te herzien en op te maken. Dat is handig wanneer één wijziging gevolgen heeft voor meerdere delen van een document.
Deze video wordt aangeboden door YouTube.
Je kunt de video hier laden of rechtstreeks op YouTube openen. In beide gevallen maakt je browser verbinding met YouTube en kan YouTube gegevens verwerken, zoals je IP-adres en informatie over je apparaat en browser.
Probeer bijvoorbeeld deze prompt:
Werk dit plan bij met [referentiebestand]. Vervang [oude gegevens], pas [betrokken onderdelen] aan, voeg een korte samenvatting van de wijzigingen toe en markeer alles waarover ik nog een besluit moet nemen.
Mijn tip is om vervolgprompts te gebruiken in plaats van alles in één enorme instructie te stoppen. Vraag Copilot om het volgende detail toe te voegen, een samenvatting van de wijzigingen te maken en een laatste controle op afwerking uit te voeren. Controleer daarna elke naam, datum, verwijzing en opmaakwijziging voordat je het resultaat accepteert.
Excel: voer één wijziging door in de hele werkmap
In Excel wordt de tijdwinst extra duidelijk. Een gewijzigde prijs of een ander aantal personen kan gevolgen hebben voor meerdere rijen, betalingsvelden, statussen, formules en totalen in de samenvatting. Microsofts uitleg over Copilot in Excel behandelt dit soort wijzigingen die uit meerdere stappen bestaan.
Deze video wordt aangeboden door YouTube.
Je kunt de video hier laden of rechtstreeks op YouTube openen. In beide gevallen maakt je browser verbinding met YouTube en kan YouTube gegevens verwerken, zoals je IP-adres en informatie over je apparaat en browser.
Wees duidelijk over zowel de wijziging als de bedrijfsregels erachter:
Wijzig [invoer] van [oude waarde] naar [nieuwe waarde]. Werk alle afhankelijke kosten, betalings- en statusvelden en totalen in de samenvatting bij. Laat zien welke cellen en formules zijn gewijzigd.
Ik vind dit patroon nuttig omdat het de kans verkleint dat je een samenhangende cel over het hoofd ziet. Het maakt een rekenkundige controle niet overbodig. Ik zou de betrokken rijen, formules, totalen en de status van eventuele terugbetalingen of betalingen nog steeds controleren voordat ik de werkmap gebruik om een besluit te nemen.
PowerPoint: maak een presentatie vanuit je bronbestand en werk die bij
Beginnen met een bestaand bronbestand is veel sneller dan een presentatie dia voor dia opnieuw opbouwen. Microsoft legt uit hoe Copilot PowerPoint-dia's kan maken op basis van een referentiebestand. De belangrijkste truc is om de doelgroep en afbakening te benoemen en Copilot daarna verduidelijkende vragen te laten stellen.
Deze video wordt aangeboden door YouTube.
Je kunt de video hier laden of rechtstreeks op YouTube openen. In beide gevallen maakt je browser verbinding met YouTube en kan YouTube gegevens verwerken, zoals je IP-adres en informatie over je apparaat en browser.
Begin met een gerichte opdracht:
Maak een presentatie voor [doelgroep] op basis van [bronbestand]. Beperk de inhoud tot [onderwerp], behoud de huidige stijl en vraag om verduidelijking voordat je aannames toevoegt.
Geef Copilot bij een gewijzigde bron het herziene bestand en vraag om de bestaande presentatie bij te werken in plaats van opnieuw te beginnen. Microsoft beschrijft ook rechtstreeks bewerken met Copilot in PowerPoint. Dat levert veel tijdwinst op, maar ik zou het verhaal, de ontwerpkeuzes en alle feiten die van het web zijn toegevoegd nog steeds controleren. Actuele informatie, zoals het weer, prijzen of datums, verdient altijd een aparte controle.
Outlook: stel een e-mail op, verfijn de tekst en houd zelf de regie
Een lege e-mail kan te veel tijd kosten wanneer het bericht gevoelig of dringend is. De Outlook-demo begint met een korte beschrijving van de doelgroep, situatie, belangrijkste feiten en volgende stap. Daarna maken vervolgprompts het bericht rustiger, duidelijker en persoonlijker. Microsoft onderhoudt actuele informatie over Copilot in Outlook voor de mogelijkheden die verschillende accounts en apps ondersteunen.
Deze video wordt aangeboden door YouTube.
Je kunt de video hier laden of rechtstreeks op YouTube openen. In beide gevallen maakt je browser verbinding met YouTube en kan YouTube gegevens verwerken, zoals je IP-adres en informatie over je apparaat en browser.
Een eenvoudige prompt is genoeg om te beginnen:
Stel een korte en geruststellende e-mail op aan [doelgroep] over [wijziging]. Neem [feiten] en [volgende stap] op en controleer daarna de toon en grammatica. Verzend de e-mail niet.
De demo laat ook zien dat Copilot de context in het postvak controleert voordat het bericht wordt verfijnd. Dat kan een extra zoekronde besparen wanneer die mogelijkheid beschikbaar is, maar ik zou het antwoord nog steeds controleren. Copilot kan helpen om de woorden op papier te krijgen; ik blijf verantwoordelijk voor het uiteindelijke bericht en voor het klikken op Verzenden.
Mijn belangrijkste inzicht
De echte tijdwinst komt niet van het vinden van één perfecte prompt. Die ontstaat wanneer je Copilot bruikbare context geeft, het gewenste resultaat beschrijft, samenhangende routinematige wijzigingen laat uitvoeren en het resultaat daarna verfijnt. Die werkwijze kan veel herhalend werk besparen in Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
Het blijft een hulpmiddel, geen automatische piloot. Ik wil dat Copilot snel de eerste versie of bewerking maakt, terwijl ik namen, cijfers, bronmateriaal, actuele feiten en de uiteindelijke communicatie controleer voordat iets wordt geaccepteerd of gedeeld.